Die Art und Weise wie wir mit Freunden, Bekannten und Kollegen kommunizieren, hat sich in den vergangenen zehn Jahren dramatisch verändert. Die Entwicklung in der Consumer-Technologie und in den sozialen Netzwerken haben unsere Erwartungen generell – und vor allem die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten möchten – verändert. Unified-Communications ist in der Gesellschaft längst angekommen, während der Einsatz in Unternehmen deutlich hinterher hinkt.

Ein stetig wachsender Anteil der Arbeitnehmer nutzt privat Smartphone, Tablet, PC, VoIP, Cloud-Computing, File-Sharing et cetera sowie alle Formen der elektronischen Kommunikation über Twitter, Facebook, Whatsapp, Skype oder weitere neue Möglichkeiten des World-Wide-Web, wie beispielsweise „WebRTC“ als selbstverständliche Optionen der Datenübermittlung und Kontaktaufnahme im täglichen Miteinander. Stellt sich die Frage: Warum sollten ihnen im Arbeitsleben weniger Möglichkeiten zur Verfügung stehen? Häufig nutzen die Unternehmen das Wissen ihrer Mitarbeiter nicht und reagieren beispielsweise beim Thema Bring-your-own-device (BYOD) reflexartig mit Sicherheitsbedenken – für die es längst eine passende Lösungen gibt.

Die Vorteile von UC – für die Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter und nicht zuletzt auch für die IT-Abteilung – sind hinlänglich bekannt. Es geht um die Fähigkeit, jederzeit, überall und über jedes beliebige Endgerät zu kommunizieren. Viele Unternehmen befürchten aber, dass die Implementierung einer UC-Lösung ihre Budgets überstrapazieren könnte und dass sie dafür ihre komplette Infrastruktur austauschen müssen. Hier geben alle Hersteller, die wir befragt haben, eine komplette Entwarnung. Unisono lauten ihre Statements: „Es gibt für fast jeden Fall, eine tragbare, bezahlbare und leicht umsetzbare Lösung, sodass UC für die Unternehmenskommunikation gewährleistet werden kann.“

Dabei geht es auch nicht um eine Kontroverse „Klassische TK-Anlage versus softwarebasierte Unified-Communications“. Michael Page, Vertriebsleiter bei Mitel Deutschland: „Eine Unterscheidung in TK-Anlagen und UC fällt schwer, da sich moderne Kommunikationsserver schon viele Jahre nicht mehr nur auf die reine Telefonie beschränken. Stattdessen decken sie die gesamte Palette an UC-Funktionalitäten ab und unterstützen alle Formen der Kommunikation, ob Sprache, Instant-Messaging, E-Mail, SMS, die Integration von Smartphones, Präsenzmanagement oder Videofunktionalitäten. Je nach Bedarf kann ein Unternehmen aus der Vielzahl von Applikationen die für ihn passenden Services wählen und genau seinem Bedarf anpassen. Es gilt das Prinzip „Pay per Use“ – Unternehmen müssen also nur die Dienste bezahlen, die sie tatsächlich benötigen.“

Klaus Stöckert, General-Manager Central-Europe bei Unify, ergänzt: „Unternehmen erwarten heutzutage von ihren TK-Lösungen vollständige UC-Funktionen: Mitarbeiter sollten nahtlos kommunizieren können – und das zu jeder Zeit und an jedem Ort. Dabei gilt es, eine kontextbasierte Kommunikation zu schaffen, die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen und den Austausch zwischen entfernten Standorten und mobilen Mitarbeitern zu verbessern. Kurzum: den Arbeitsprozess effizienter zu gestalten.“

Ein festes Element jeder professionellen UC-Lösung ist eine TK-Anlage auf IP-Basis. Diese integriert, je nach Modell, bereits unterschiedliche Kommunikationsmittel und Wege zur Sprachübermittlung wie SIP, ISDN, GSM, Web-RTC, E-Mail und Fax. Gleichzeitig bietet sie standardisierte Schnittstellen wie REST-konforme (Representational-State-Transfer) Webservices, LDAP (Lightweight-Directory-Access-Protocol), TAPI (Telephony-Application-Programming-Interface) oder ähnliches, um Daten sowohl für andere Systeme bereitzustellen als auch relevante Informationen aus diesen zu beziehen.

Regina Dettmer, Marketingmanagerin bei Auerswald, sagt dazu: „Aus unserer Sicht ist die Kombination der Komfortmerkmale eines ITK-System plus UC für den Kunden die beste Lösung. Wir sehen UC als sinnvolle Ergänzung nicht als Substitution. Die Bündelung von verschiedenen Kommunikationsdiensten zu einer einheitlichen Anwendung – also die Konvergenz von Text, Sprache und Video. Die systemintegrierte Kommunikationslösung eines IP-Systems, plus den entsprechenden Endgeräten mit Instant-Messaging und Präsenzinformation, stellen einen Teil dieser Anwendung dar.“

Optionen und Verbindungen von UC zu UCC

Florian Buzin, Geschäftsführer bei Starface, bringt einen weiteren Aspekt: „Eine leistungsstarke High-End-Business-Telefonanlage, die diesen Namen verdient, muss heute selbstverständlich über eine umfassende UCC-Unterstützung – Unified-Communications & Collaboration – verfügen. Starface bietet in der aktuellen Version unserer Telefonanlage – verfügbar als Appliances, VM-Edition und Cloud-Service – mit dem ‚STARFACE UCC-Client‘ eine UCC-Plattform mit nahtlos integrierten Chat-, Voicemail-, Webcam-, Home-Automation- und File-Transfer-Funktionen.“

Das Konzept von UCC führt diverse Kommunikationskanäle sowie Web-Konferenzen und Social-Media in einer Applikation übersichtlich zusammen. Durch die Verbindung von UC und Collaboration wird es deutlich leichter, über geografische Grenzen hinweg in Echtzeit miteinander zu arbeiten und zu kommunizieren – im Team, unter Partnern oder mit Kunden. Ob Sprache, Videokonferenz, E-Mail, Fax, Chat oder Social-Collaboration: Bei UCC wird immer der beste Kommunikationsweg genutzt – bequem über eine Oberfläche. Präsenzinfos machen Mitarbeiter erreichbarer. Reaktionszeiten für Kunden und Kollegen werden kürzer, Abläufe schneller. Die modular konfigurierbaren, standardisierten Arbeitsplätze vereinfachen Rollout und Verwaltung.

Was Unternehmen brauchen

Unternehmen benötigen eine vollständige VoIP-TK-Anlage mit sinnvollen Features, die von vornherein sehr flexibel auf die Anforderungen der Nutzer ausgelegt sein sollte. Zudem müssen sich die VoIP-Systeme einfach konfigurieren lassen und dazu sehr flexibel für fast alle Unternehmensgrößen geeignet sein. Dabei sollte die TK-Lösung das Telefonieren über VoIP für die Anwender wesentlich einfacher und zuverlässiger gestalten und die Software muss sich außerdem problemlos in bestehende IT-Architekturen integrieren lassen, ohne dass sofort die Hardware komplett neu aufgerollt werden muss.

Selbstverständlich stehen ebenso die Kostenvorteile bei Anschaffung und Unterhalt im Fokus der Betrachtung. Der ROI muss sich für die investierenden Unternehmen bereits bei der Integration der neuen Softwaretechnologie rechnen. Moderne Kommunikationssysteme sollten früh und so offensiv genutzt werden wie möglich. So bietet beispielsweise der Einsatz von Web-RTC-Technologie Unternehmen vielfältige Möglichkeiten in der direkten Kundenkommunikation: Kundendienst über den Web-Browser anbieten, Kunden durch Click-to-Call sofort an den richtigen Servicemitarbeiter verbinden und dergleichen mehr.

Die Planung der Kapazität der Anlage sollte auf dem Zukunftsprinzip basieren, so dass sie auch starkes Wachstum ohne größere Probleme verkraften kann. Wie viele Mitarbeiter sollen in den nächsten Jahren eigestellt werden? Ist die Expansion in andere Länder geplant, die Übernahme oder auch Partnerschaft von und mit anderen Unternehmen? Welche Technologie wird dort eingesetzt, welche Synergien kann man nutzen, um Kosten zu sparen? Werden mehr interne Nebenstellen oder auch mehr externe Leitungen benötigt, über die gleichzeitig telefoniert werden kann? Am besten für derartigen Zuwachs gerüstet sind generell modulare Anlagen, bei denen interne wie externe Leitungen durch nachgekaufte Steckkarten und/oder Software-Updates erweitert werden können.

Konstantin Kruse, Director International Sales bei Innovaphone: „Kein Unternehmen muss sich bei unserer Unified-Communications-Komplettlösung ‚innovaphone PBX‘ zwischen TK-Anlage und Unified-Communications entscheiden. Alle UC-Applikationen sind vollständig in unsere TK-Anlage integriert. Die Innovaphone-PBX erfüllt alle Anforderungen einer herkömmlichen TK-Anlage, kann aber jederzeit und individuell, das heißt von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, zu einer Unified-Communications-Lösung durch Aktivierung der entsprechenden Lizenzen ausgebaut werden.“

Fazit und Ausblick

Beim Umstieg von klassischer Telefonie auf VoIP ist die klassische Telefonanlage Geschichte. Statt einer Telefonanlage steht jetzt ein Telefonie-Server innerhalb der Netzwerk-Infrastruktur, der die Aufgabe einer Telefonanlage übernimmt. Zusätzliche VoIP-Gateways übernehmen die Verbindung ins Telefonnetz. Der Telefonie-Server ist für alle Vermittlungsprozesse und Verbindungsanforderungen verantwortlich. Er übernimmt die Aufgaben, die der klassischen Telefonanlage entsprechen. Häufig sind Server und Gateway als Hardware und Software miteinander kombiniert. Nach der Umstellung auf IP-Technik lässt sich die TK-Infrastruktur schnell erweitern. Auch über das lokale Netz hinweg.
Die Herausforderung dabei: Zwar wird das Session-Initiation-Protocol (SIP) von allen Hersteller unterstützt, doch jeder Anbieter hat natürlich seine eigenen, speziellen Erweiterungen, die einen Austausch von Systemen oder Endgeräten durch Produkte anderer Hersteller fast ausschließen. Was dringend benötigt wird beruht auf Integration und Synergie: Die Bereitschaft einheitliche Standards zu schaffen und UC auch für kleine und mittelständische Unternehmen noch attraktiver zu machen.

 | von  Stefan Hamacher, Fachjournalist, Textkommune – Netzwerk für Medienkommunikation | 

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Das Ende des Status quo